Seit 2023 erhalten gesetzlich versicherte Arbeitnehmer bei einer Krankschreibung statt eines handschriftlichen Dokuments nun einen digitalen Krankenschein. Wir klären, wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) funktioniert, wie Sie sie abrufen können und welche Vorteile der digitale Krankenschein bietet.
Inhaltsverzeichnis
1. Wie funktioniert der digitale Krankenschein? er
2. Welche Informationen enthält die eAU?
3. Wer profitiert vom digitalen Krankenschein?
4. Digitaler Krankenschein: Die Vor- und Nachteile im Überblick
5. Der digitale Krankenschein für die Schule
6. Besonderheiten beim Kinderkrankengeld
7. eAU: Verpflichtung und gesetzliche Regelungen
8. Fazit: Mit dem digitalen Krankenschein zu weniger Verwaltungsaufwand
9. FAQ – wichtige Fragen und Antworten zum digitalen Krankenschein
Der digitale Krankenschein ermöglicht es, Krankmeldungen von der Arztpraxis elektronisch an den Arbeitgeber zu übermitteln, wodurch der Prozess deutlich vereinfacht wird. Damit ist die digitale Bescheinigung eine moderne Alternative zur herkömmlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform.
Im Gegensatz zur traditionellen Papierform müssen Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit keine physischen Dokumente mehr einreichen. Stattdessen übermitteln Ärztinnen und Ärzte die sogenannte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) direkt an die Krankenkasse. Das gilt sowohl für Erstbescheinigungen als auch für Folgebescheinigungen.
Der Arbeitgeber wiederum kann den Krankenschein dann einfach bei der zuständigen Krankenkasse abrufen. Der Versicherte muss lediglich den Arbeitgeber über die Krankschreibung informieren. Diese nahtlose Übertragung reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern verringert auch das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.
Hinweis: Die eAU spielt nicht nur bei herkömmlichen Arztbesuchen eine Rolle. Auch bei stationärem Krankenhausaufenthalt wird die Aufenthaltszeit über eine elektronische Mitteilung an die Krankenkassen übermittelt.
Die eAU enthält folgenden Arbeitsunfähigkeitsdaten:
Die eAU beinhaltet im Grunde also die gleichen Informationen wie der herkömmliche „Gelbe Schein“ vom Arzt. Und genauso wie beim Papierschein wird dem Arbeitgeber auch beim digitalen Krankenschein keine Auskunft darüber erteilt, weshalb der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist. Informationen zu persönlichen Erkrankungen etc. bleiben weiterhin geschützt.
Vom digitalen Krankenschein profitieren nach momentanem Stand nur Personen mit gesetzlicher Krankenversicherung – denn nur für diese ist die eAU verpflichtend. Und auch nur in diesem Fall wird die eAU von der Krankenkasse dem Arbeitgeber zum Abruf bereitgestellt.
Für Privatpatienten und Privatärzte besteht hingegen keine Pflicht zur digitalen Krankschreibung oder zur Anbindung an das eAU-System. Hier benötigen Arbeitnehmer weiterhin die Bescheinigung in Papierform.
Eine weitere Ausnahme bildet die Krankschreibung im Ausland, denn die eAU funktioniert nur innerhalb Deutschlands. Wenn Sie sich auf Reisen krankschreiben lassen, müssen Sie als Arbeitnehmer dafür sorgen, dass Ihr Arbeitgeber Ihren Krankenschein erhält – auch ohne digitale Übermittlung.
Das Abrufen des digitalen Krankenscheins ist für Arbeitnehmer einfach und unkompliziert. Sobald die Ärztin oder der Arzt die Arbeitsunfähigkeit festgestellt und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) übermittelt hat, wird der digitale Krankenschein bei der zuständigen Krankenkasse gespeichert.
Arbeitgeber können die eAU über das digitale Abrufsystem der Krankenkassen einsehen und verarbeiten. Das bedeutet, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt in das Lohnabrechnungssystem des Unternehmens integriert werden kann, ohne dass die Krankmeldungen manuell verwaltet werden müssen.
| Vorteile | Nachteile | |
| Arbeitnehmer | Kein Papierkram, automatische Übermittlung durch Krankenkasse Zeit- und Kostenersparnis (kein Postweg) Rechtssicherheit durch fristgerechte Übermittlung | Abhängigkeit von funktionierender Technik Keine sofortige Bestätigung der Übermittlung Für Privatversicherte nicht verfügbar |
| Arbeitgeber | Weniger Verwaltungsaufwand Schneller, rechtssicherer Zugriff auf Arbeitsunfähigkeitsdaten Bessere Fristenkontrolle und Personalplanung Geringeres Betrugsrisiko | Technische Implementierung erforderlich Abhängigkeit von Krankenkassen-Systemen Daten müssen aktiv abgerufen werden |
Anders als Arbeitnehmer sind Schulen und andere Bildungseinrichtungen momentan noch nicht direkt an das elektronische System zur Krankmeldung angebunden. Ist ein Schulkind krank, wird die Krankmeldung also nicht automatisch an die Schule weitergeleitet. Hier müssen die Eltern das Attest immer noch persönlich übermitteln.
Der Vorteil: Viele Arztpraxen stellen die Bescheinigung inzwischen zusätzlich in digitaler Form zur Verfügung. So können Eltern sie unkompliziert per E-Mail oder über Schulportale einreichen – zumindest dort, wo Schulen solche digitalen Lösungen für die Krankmeldung anbieten. Dadurch reduziert sich der organisatorische Aufwand für Eltern, auch wenn die Übermittlung der Krankmeldung nicht automatisch erfolgt.
Hinweis: Ob Schulkinder bei Krankheit überhaupt ein Attest vorlegen müssen, unterscheidet sich von Bundesland zu Bundesland. Hier gilt es, die individuellen Regelungen der Schule zu beachten.
Falls Sie aufgrund der Erkrankung eines Kindes Anspruch auf Krankengeld haben, können Sie den digitalen Krankenschein ebenfalls verwenden, um die Krankmeldung bei der Krankenkasse und dem Arbeitgeber einzureichen. Auch Folgebescheinigungen, die bei längeren Erkrankungen erforderlich sind, werden digital übermittelt und automatisch verarbeitet. Das macht den gesamten Prozess sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber effizienter und transparenter.
Mit der Einführung des digitalen Krankenscheins wurden auch neue gesetzliche Regelungen geschaffen, die die Nutzung dieser Technologie verpflichtend machen. Vorrangig ist die digitale Krankschreibung im Sozialgesetzbuch (SGB) geregelt.
Die Verankerung im Gesetz soll sicherstellen, dass der digitale Krankenschein flächendeckend eingeführt und genutzt wird, um den Krankmeldeprozess für alle Beteiligten effizienter zu gestalten.
Seit dem 1. Januar 2023 ist der digitale Krankenschein in Deutschland für alle gesetzlich versicherten Arbeitnehmer verpflichtend. Das bedeutet, dass Ärzte keine Papierbescheinigungen mehr ausstellen, sondern die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt elektronisch an die Krankenkassen übermitteln. Arbeitgeber sind seitdem ebenfalls verpflichtet, die eAU über die digitalen Schnittstellen der Krankenkassen abzurufen und in ihre Systeme zu integrieren.
Trotz der gesetzlichen Verpflichtung zur Nutzung der eAU kann es vorkommen, dass ein Arbeitgeber noch auf eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform besteht. In solchen Fällen sollten Sie den Arbeitgeber auf die geltenden gesetzlichen Regelungen hinweisen. Falls dennoch eine Papierbescheinigung erforderlich ist, können Sie diese bei Bedarf von Ihrem Arzt als zusätzlichen Ausdruck anfordern.
Für privatversicherte Personen und bestimmte Sonderfälle wie bei einer Krankschreibung im Ausland gelten teilweise abweichende Regelungen. Privatversicherte erhalten in der Regel weiterhin eine Papierbescheinigung, die sie selbst an den Arbeitgeber weiterleiten müssen. Einige private Krankenversicherer bieten jedoch ebenfalls digitale Lösungen an, die ähnlich wie die eAU funktionieren. Bei einer Krankschreibung im Ausland kann die eAU nicht genutzt werden – weder von gesetzlich noch von privat Versicherten.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) macht den Krankmeldeprozess für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer seit 2023 deutlich einfacher. Statt des „Gelben Scheins“ in Papierform wird die Krankmeldung nun bequem digital übermittelt. Die Arztpraxen senden die eAU direkt an die Krankenkassen, von wo aus Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Daten abrufen können. Das spart allen Beteiligten Zeit und reduziert zudem Fehler bei der Krankmeldung sowie Fristversäumnisse.
Auch wenn Privatversicherte und schulische Krankmeldungen noch nicht in das eAU-Verfahren integriert sind, zeigt der digitale Krankenschein dennoch, wie digitalisierte Verfahren Verwaltungsprozesse effizienter gestalten können. Und vielleicht wird die eAU in Zukunft auch noch auf andere Bereiche und Personengruppen ausgeweitet – so würden dann alle von dem schnellen, einfachen und datenschutzkonformen Verfahren zur Krankmeldung profitieren.
Wird eine Arbeitsunfähigkeit bei Ihnen festgestellt, übermittelt die Praxis Ihre elektronische Krankschreibung direkt an Ihre Krankenkasse. Diese hält die eAU für Ihren Arbeitgeber zum Abruf bereit. Sie müssen Ihren Arbeitgeber lediglich über Ihre Abwesenheit informieren. Dieses Verfahren spart Zeit, sorgt für eine fristgerechte Übermittlung der Krankschreibung und reduziert zudem Verwaltungsaufwand.
Nein, die elektronische Krankmeldung wird nicht automatisch an den Arbeitgeber geschickt. Nach der Übermittlung der eAU durch die Arztpraxis an die Krankenkasse erfolgt kein direkter Versand an den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber muss die eAU aktiv bei der Krankenkasse abrufen, nachdem er vom Arbeitnehmer über dessen Abwesenheit informiert wurde.
Der Arbeitgeber ruft die elektronische AU mithilfe eines digitalen Abrufsystems der Krankenkassen ab. Dieses ist meist direkt mit der Personal- bzw. Lohnbuchhaltungssoftware des Unternehmens verbunden.
Über eine gesicherte Schnittstelle kann der Arbeitgeber den digitalen Krankenschein aus dem System der Krankenkassen abrufen – vorausgesetzt, er weiß über die Abwesenheit Bescheid und die Krankenkasse des Arbeitnehmers ist korrekt hinterlegt. Durch die Integration in die Personalsoftware lassen sich die Arbeitsunfähigkeitsdaten nahtlos in die Personalverwaltung integrieren, was den Prozess beschleunigt und zudem auch rechtssicher macht.
