Digitale Unterschriften bieten eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu signieren. Ohne aufwendigen Papierkram können Sie damit Verträge, Genehmigungen und andere wichtige Schriftstücke sicher und rechtsgültig unterzeichnen. Wir klären, was eine digitale Unterschrift ist, wie man sie Schritt für Schritt erstellt und was es in Sachen Rechtsgültigkeit zu beachten gilt.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist eine digitale Unterschrift?
2. Rechtsgültigkeit der digitalen Unterschrift
3. Digitale Unterschrift erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
4. Tipps zur sicheren Nutzung digitaler Unterschriften
5. Wie kann ich eine digitale Unterschrift kostenlos erstellen?
6. Digitale Unterschrift: Vorteile & Herausforderungen
7. Fazit: Mit einer digitalen Unterschrift Dokumente schnell und rechtsgültig unterzeichnen
8. FAQ – wichtige Fragen und Antworten zur digitalen Unterschrift
Eine digitale Unterschrift ist eine elektronische Form der Unterschrift, die zum Signieren von digitalen Dokumenten verwendet wird. Im Gegensatz zur handschriftlichen Unterschrift wird sie durch eine Kombination aus kryptografischen Verfahren erstellt. So soll sichergestellt werden, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht nachträglich verändert werden kann.
Wenn es um digitale Unterschriften geht, sollten Sie unbedingt auf deren Rechtsgültigkeit achten. In vielen Ländern, darunter auch Deutschland, ist die rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen durch die eIDAS-Verordnung geregelt. Diese Verordnung legt fest, welche Arten von digitalen Signaturen rechtlich bindend sind und welche Anforderungen sie erfüllen müssen.
Es gibt drei Haupttypen von digitalen Signaturen, die sich in ihrer rechtlichen Bindung unterscheiden:
Diese Form der Signatur umfasst grundlegende elektronische Unterschriften. Dazu zählt das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift oder das einfache Einfügen einer Bilddatei in ein Dokument. Diese Signaturform bietet jedoch wenig Sicherheit und eine eingeschränkte Beweiskraft. Ihre Rechtsverbindlichkeit hängt vom Einzelfall und der Art des Dokuments ab.
Geeignet für: interne oder informelle Dokumente ohne rechtliche Relevanz (etwa interne Memos, Protokolle oder Teilnahmebestätigungen für Veranstaltungen etc.)
Diese Signaturart basiert typischerweise auf einem Zertifikat, das eine Identitätsprüfung des Unterzeichners ermöglicht, und bietet dadurch mehr Sicherheit. Eine FES stellt sicher, dass
In vielen Fällen ist diese Form der Signatur rechtsgültig.
Geeignet für: Verträge mit mittlerem rechtlichem Risiko sowie behördliche Dokumente, die keine qualifizierte elektronische Signatur verlangen (etwa Dienstleistungsverträge, Steuerformulare etc.)
Die QES ist die höchste Form der elektronischen Signatur und erfüllt die strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem akkreditierten Vertrauensdienst ausgestellt werden muss, und wird kryptografisch gesichert. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und in den meisten rechtlichen Kontexten voll anerkannt.
Geeignet für: rechtlich besonders relevante oder sensible Verträge sowie gesetzlich relevante Dokumente (etwa Arbeitsverträge, Mietverträge, Kreditverträge, notarielle Dokumente etc.)
Die Erstellung einer digitalen Unterschrift – vor allem einer einfachen elektronischen Signatur – funktioniert ganz einfach. Im Folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie mit verschiedenen Tools und Softwarelösungen digital unterschreiben und Ihre Dokumente signieren können. Wir betrachten folgende Punkte:
Bevor Sie eine digitale Unterschrift erstellen, benötigen Sie das passende Tool. Es gibt verschiedene Programme und Plattformen, die sich hierfür anbieten, darunter Adobe Acrobat, Microsoft Word und spezialisierte Signaturplattformen wie DocuSign.
Aber Achtung: Nicht jedes Tool ermöglicht auch eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur, die rechtsgültiges Unterzeichnen ermöglicht. Informieren Sie sich hier im Vorfeld, welches Tool welche Arten der digitalen Signatur bietet. Nutzen Sie zudem nur zertifizierte Anbieter.
Für das Einfügen einer digitalen Unterschrift in PDFs ist Adobe Acrobat eine der gängigsten Lösungen:
Hinweis: Nur in der Pro-Version des Adobe Acrobat Readers ist das Feature Acrobat Sign enthalten, das sowohl eine fortgeschrittene als auch eine qualifizierte elektronische Signatur im Dokument ermöglicht.
Wenn Sie ein Word-Dokument unterschreiben möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Beim beschriebenen Vorgehen handelt es sich allerdings nur um eine einfache elektronische Signatur. Alternativ kann Microsoft Word auch mit einem zusätzlichen digitalen Zertifikat verwendet werden, um eine fortgeschrittene elektronische Signatur zu erstellen – vorausgesetzt, entsprechende Signaturzertifikate sind installiert.
Auch mobil können Sie Dokumente digital unterschreiben. Nutzen Sie dafür Apps wie Adobe Fill & Sign oder die DocuSign-App:
Hinweis: Hier kommt es immer auf die genutzte App an, welche Art der digitalen Unterschrift möglich ist.
Hier sind einige wichtige Tipps, die Ihnen helfen, digitale Signaturen sicher zu verwenden:
Es gibt mehrere kostenlose Tools und Softwarelösungen, mit denen Sie digitale Unterschriften erstellen können. Zu den bekanntesten gehören Adobe Acrobat Reader (in der kostenlosen Version) und DocuSign. Diese Tools bieten grundlegende Funktionen zur Erstellung und Integration digitaler Unterschriften in Dokumente. Prüfen Sie hier aber, welche Arten der digitalen Unterschrift zur Verfügung stehen.
Die digitale Unterschrift bietet verschiedene Vorteile gegenüber der herkömmlichen handschriftlichen Signatur:
Auf der anderen Seite gibt es aber auch einige Herausforderungen, die bedacht werden müssen:
Eine digitale Unterschrift ermöglicht eine effiziente, rechtsgültige und papierlose Form der Dokumentenunterzeichnung – sowohl für den beruflichen Alltag als auch für private Verträge. Die digitalen Signaturen basieren auf kryptografischen Verfahren und sind innerhalb der EU durch die eIDAS-Verordnung rechtlich geregelt.
Je nach Rechtslage und Einsatzbereich stehen drei verschiedene Arten der elektronischen Signatur zur Verfügung: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Nur letzte ist der handschriftlichen Unterschrift vollends gleichgestellt und für sensible rechtliche Dokumente empfohlen.
Sie können digitale Unterschriften mit gängiger Software wie Adobe Acrobat, Microsoft Word oder mobilen Apps erstellen – achten Sie dabei aber auf die passende Signaturart und wählen Sie eine zertifizierte Plattform. Wer digital unterschreibt, sollte zudem auf IT-Sicherheit, Zugriffsschutz und die Unveränderbarkeit der Dokumente nach der Unterzeichnung achten.
Trotz einiger Herausforderungen, wie etwa unterschiedlicher Rechtslagen in einzelnen Ländern, überwiegen doch die Vorteile der digitalen Unterschrift: Sie spart Zeit, bietet Flexibilität und ist ein wichtiger Schritt in Richtung moderner und nachhaltiger Geschäftsprozesse.
Ein qualifiziertes Zertifikat für die digitale Unterschrift kann nur durch einen zertifizierten Vertrauensdienst ausgestellt werden.
Gemäß eIDAS-Verordnung dürfen qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen ausschließlich von akkreditierten Vertrauensdiensten ausgestellt werden. Der Antrag erfolgt meist online oder vor Ort und beinhaltet immer eine Überprüfung der Identität. Sie erhalten das Zertifikat entweder in Form eines USB-Tokens, einer Smartcard oder als Cloud-Signatur.
Am einfachsten können Sie eine E-Mail mit einer Unterschrift versehen, wenn Sie diese als Bild in das E-Mail-Programm einbinden. Eine solche E-Mail-Signatur dient aber primär dekorativen Zwecken und dem persönlichen Auftreten. Für rechtlich bindende Signaturen eignet sich dieses Vorgehen nicht. Stattdessen sollten Sie das betreffende Dokument separat digital unterzeichnen und dann beispielweise als PDF-Datei der E-Mail anhängen.
Nein, eine ausgedruckte digitale Unterschrift gilt nicht als elektronische Signatur im rechtlichen Sinne.
Die elektronische Signatur ist nur im digitalen Dokument prüfbar, da diese auf kryptografischen Daten basiert. Drucken Sie ein Dokument dieser Art aus, gehen die Prüfmerkmale verloren. Der Ausdruck enthält zwar die sichtbare Signaturgrafik, aber eben nicht die digitale Signatur selbst.
Wenn Sie ein Dokument digital signieren, sollten Sie dieses auch in digitaler Form übermitteln. Es ist nicht sinnvoll, ein digital signiertes Dokument anschließend auszudrucken und in Papierform zu versenden – dies kann im Zweifelsfall zu juristischen Problemen führen.
