Digitale Transformation:
Strategie & Planung

Im Zuge einer erfolgreichen digitalen Transformation durchläuft nach und nach das gesamte Unternehmen einen tiefgreifenden Wandel: Es entstehen neue Workflows und Kommunikationswege, Dienstleistungen, Produkte und Prozesse ändern sich, der Arbeitsalltag und das Geschäftsmodell werden umgestaltet. Damit das gelingt, brauchen Sie einen Fahrplan, der von A bis Z reicht – eine gut durchdachte Transformationsstrategie.

Verständnis der Geschäftssituation

Damit eine Veränderung systematisch angegangen werden kann, braucht es zunächst mal eine sorgfältige Analyse des Ausgangszustands. Denn bevor Sie festlegen, wohin Sie gehen und wie Sie dorthin kommen, müssen Sie wissen, wo genau Sie überhaupt starten. Das gilt übrigens nicht nur für die digitale Transformation, sondern für jedes größere Projekt, das Sie im Unternehmen umsetzen möchten. Noch vor der Zielsetzung erfolgt also eine Situationsanalyse – der erste Schritt bei der Erstellung Ihrer Transformationsstrategie.

Folgende Aspekte sollten Sie bei der Analyse des Ist-Zustands ins Auge fassen:

Dienstleistungen & Produkte:
Was bieten Sie Ihren Kunden an? Was ist Ihr Kernprodukt und welche Services leisten Sie darüber hinaus? Wie lautet Ihre Geschäftsstrategie und wie funktioniert die Wertschöpfungskette?
Wettbewerber & Markt:
Wer sind Ihre Mitbewerber? Was machen sie? In welchem Verhältnis stehen Sie zu ihnen? Wie strukturiert sich der Markt?
Kunden & Vertrieb:
Wer sind Ihre Kunden? Wie gelangt das Produkt zu ihnen und wie treten Sie darüber hinaus mit ihnen in Kontakt? Wie gestaltet sich das Kundenerlebnis und was sind die Kundenbedürfnisse?
Interne & externe Umwelt:
Wie läuft die interne Kommunikation? Welche Strukturen und Hierarchien haben sich etabliert? Wie steht es um die Wirtschaft? Was bewegt die Branche derzeit?
Chancen & Probleme:
In welchen Bereichen sehen Sie besonderen Handlungsbedarf? Wo sind die Weichen bereits gestellt? Welche Probleme wollen Sie beheben?

Zielsetzung – Wünsche, Potenziale & Mittel

Sobald Sie sich über den aktuellen Stand Ihres Unternehmens – intern sowie auch gegenüber Kunden und Konkurrenten – im Klaren sind, kann die Planung der bevorstehenden Maßnahmen beginnen. Und mit ihr auch die Entwicklung einer konkreten Unternehmensstrategie. Im zweiten Schritt der Vorbereitungsphase widmen Sie sich deshalb der Zielsetzung.

Legen Sie zunächst fest, welche konkreten Ziele Sie mit der digitalen Transformation Ihres Unternehmens verfolgen möchten. Sprich, von welchen Vorteilen Sie profitieren möchten. Hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten:

  • Steigerung von Effizienz & Qualität
  • Intensivierung der Kundenbindung
  • Verbesserung des Kundenerlebnisses
  • Erweiterung der angebotenen Dienstleistungen
  • Aufbau eines Wettbewerbsvorteils
  • Steigerung der Attraktivität für Mitarbeiter
  • Vereinfachung der Geschäftsprozesse

Konkrete Teilziele im Transformationsprozess

In der Regel ist es nicht ein einzelnes Ziel, das den Wunsch nach Veränderung auslöst. Auch kann die digitale Modernisierung des Unternehmens selbst das Hauptziel der digitalen Transformation sein. Um im Nachgang den Erfolg zu messen und eine gezielte Strategie zu entwickeln, brauchen Sie dennoch möglichst konkrete Teilziele für Ihren Transformationsprozess. So können Sie bei der Zielsetzung vorgehen:

  1. Beziehen Sie Mitarbeiter, Experten und Stakeholder mit ein.
  2. Sammeln Sie gemeinsam Ihre Wünsche für das Unternehmen.
  3. Decken Sie vorhandene Potenziale auf und setzen Sie Schwerpunkte.
  4. Bewerten Sie anhand der zur Verfügung stehenden finanziellen und personellen Mittel, welche Vorhaben Sie in diesem Transformationszyklus realisieren können.
  5. Formulieren Sie Ihre Ziele klar und verständlich aus.

Auswahl geeigneter Technologien

Bestandsaufnahme abgeschlossen und Ziele gesteckt? Dann heißt es jetzt: Geeignete Technologien auswählen. Im Wesentlichen setzt sich die digitale Business-Transformation aus vier Schlüsseltechnologien zusammen:

Cloud Computing
Künstliche Intelligenz & maschinelles Lernen
Internet of Things (IoT)
Blockchain-Technologie

Arbeiten Sie sich zunächst mit erfahrenen Experten in die Grundlagen der einzelnen Technologien ein:

  • Was steckt hinter den einzelnen Technologien und wie arbeiten sie?
  • Welche Elemente nutzen Sie vielleicht schon in Ihrem Unternehmen?
  • Wie können die einzelnen Digitalisierungsmaßnahmen Ihr Business voranbringen?
  • In welchen Bereichen lassen sie sich am cleversten integrieren?

All diese Fragen gilt es im Rahmen der Strategiefindung zu klären. Bauen Sie hierfür am besten auf die Expertise von IT-Fachpersonal – entweder innerhalb der eigenen Reihen oder mithilfe eines externen Spezialisten, den Sie zur Beratung heranziehen.

Im nächsten Schritt evaluieren Sie die Relevanz der einzelnen Technologien und entwickeln digitale Strategien für jede einzelne. So können Sie die technologischen Hilfsmittel optimal auf die Ziele und Prozesse Ihres Einzelfalls abstimmen.

Im letzten Zuge dieser Vorbereitungsphase wählen Sie die finalen Tools, Plattformen und Systeme aus, die zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihrem Vorhaben passen. Achten Sie dabei auf eine möglichst intuitive Benutzeroberfläche – und darauf, dass die Software Ihrer Wahl sich bestmöglich in Ihre bestehenden Strukturen integrieren lässt.

Mehr zu den Technologien

Entwicklung einer klaren Roadmap

Mit der Auswahl der passenden technologischen Lösungen steht das Grundgerüst der Strategie für Ihre digitale Transformation.
Nun folgt die konkrete Ausgestaltung: Sie entwickeln eine klare Roadmap.

Was ist eine Roadmap für die digitale Transformation?

Die Roadmap ist Ihr Fahrplan für den Wandel. Sie trägt die wichtigsten Parameter zusammen und dient im weiteren Verlauf als Leitfaden für Ihre Transformation. In Ihrem Roadmap-Konzept visualisieren Sie, wo Sie herkommen, wo Sie hinwollen und wie der Weg ans Ziel gestaltet ist.

Wie genau Ihre Roadmap optisch ausgestaltet ist, obliegt dabei Ihnen selbst. Mögliche Darstellungsformen sind eine Tabelle, ein Koordinatensystem oder ein Kreislauf – aber auch kreativere schematische Darstellungen eignen sich, um den Plan bildlich darzustellen.

Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf haben, dass das Konzept verständlich ist und ohne große Erklärungen nachvollzogen werden kann. Der aktuelle Stand sollte sich möglichst einfach ablesen lassen und die Roadmap sollte trotz klarer Struktur ein gewisses Maß an Agilität und Flexibilität erfüllen, um bei potenziellen Risiken reagieren und die eigenen Erfahrungswerte aus dem Veränderungsprozess einbringen zu können.

Was gehört in eine Roadmap für die Digitalisierung?

In Ihrer strategischen Roadmap sollten alle Erkenntnisse der bisherigen Planungsphase enthalten sein. Hinzu kommen jegliche Informationen, die für die Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie relevant sind. Konkret umfasst eine Roadmap also:

  • Zusammenfassung des Ist-Zustands
  • Zusammenfassung des digitalen Ziels
  • Übersicht der ausgewählten Technologien & Tools
  • Übersicht der notwendigen Einzelmaßnahmen
  • Zeitpläne für die einzelnen Digitalisierungsetappen
  • Ausformulierung & Terminierung von Zwischenzielen
  • Zuständigkeitsbereiche, Mitwirkende & Verantwortliche
  • Informationen zu Budget & Ressourcen 

Beispielhafte Struktur des Digitalisierungsplans

Um Ihren Fahrplan möglichst präzise untergliedern zu können, bietet es sich an, die digitale Unternehmensstrategie in einzelne Anwendungsbereiche aufzuteilen. Hierbei können Sie sich zum Beispiel an bestehenden Unternehmensstrukturen, Abteilungen oder Elementen der Wertschöpfungskette orientieren – Buchhaltung, Personalwesen, Entwicklung, Produktion, E-Commerce, Kundenservice, IT und Co. Auch übergreifende Aspekte wie Mitarbeiterführung, Unternehmenskultur, Organisation und interne Kommunikation können hierbei Berücksichtigung finden.

Change Management & Risikomanagement

Neben einer klaren Roadmap brauchen Sie für Ihren Weg durch die digitale Transformation außerdem ein gesundes Change Management. Während die Roadmap Inhalt und Ablauf des Digitalisierungsprozesses strukturiert, schafft das Change Management die Voraussetzungen dafür, dass überhaupt eine Veränderung stattfinden und der Plan in die Tat umgesetzt werden kann: ein digitales Mindset.

Wie funktioniert
Change Management?

Beim Change Management steht vor allem die zwischenmenschliche Ebene im Fokus. Denn damit die Transformation glückt, müssen Ihre Mitarbeiter sie mittragen und alle an einem Strang ziehen. Der Schlüssel: Integration, Transparenz, Offenheit und Befähigung. Umsetzen lässt sich diese Strategie zum Beispiel mithilfe der fünf Change Phasen nach Jeff Hiatt, auch bekannt als ADKAR-Modell.

1
Phase 1 – Awareness
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über das Vorhaben, erklären Sie Beweggründe und Ziele und schaffen Sie so Akzeptanz und Bewusstsein für die bevorstehende Transformation.
2
Phase 2 – Desire
Wecken Sie bei Ihren Mitarbeitern den Wunsch, die Veränderung zuzulassen und aktiv anzugehen, indem Sie Vorteile und Chancen kommunizieren und Zweifel aus der Welt schaffen.
3
Phase 3 – Knowledge
Versorgen Sie Ihre Mitarbeiter mit dem nötigen Wissen, indem Sie Schulungen und Weiterbildungen anbieten, Workshops organisieren und Experten hinzuziehen.
4
Phase 4 – Ability
Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, den Transformationsprozess aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen. Schaffen Sie Strukturen, in denen sie das Gelernte anwenden können.
5
Phase 5 – Reinforcement
Kommunizieren Sie Erfolge, teilen Sie Erfahrungen, belohnen Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter und motivieren Sie sie dazu, weiterzumachen.

Risikomanagement
für mehr Sicherheit

Trotz Roadmap und Change Management bleibt die digitale Transformation Ihres Unternehmens ein langwieriger und vor allem individueller Prozess. Äußere Faktoren wie Entwicklungen am Markt oder in der Technologie sowie unvorhersehbare Ereignisse in Politik, Wirtschaft und Umwelt können Einfluss auf Ihr Business und Ihren Plan nehmen.

Mit einem systematischen Risikomanagement schützen Sie sich präventiv – und sorgen für eine höhere Planungssicherheit, Handlungsfähigkeit sowie nicht zuletzt für ein besseres Gefühl bei der gesamten Belegschaft. So gehen Sie dabei vor:

1
Kontext eingrenzen
In welchen Bereichen könnten potenzielle Risiken auftreten, die Ihr Vorhaben ins Wanken bringen oder vor eine besondere Herausforderung stellen würden?
2
Risiken identifizieren
Welche Entwicklungen sind denkbar, mit welchen Risiken sahen sich andere Unternehmen in der Vergangenheit konfrontiert, welche potenziellen Fehlerquellen lassen sich aufdecken?
3
Risiken analysieren
Auf welchem Niveau bewegen sich die potenziellen Risiken, welche wiegen stärker, welche weniger stark und welche Auswirkungen könnten sie auf Ihr Ökosystem haben?
4
Maßnahmen festlegen
Wie können Sie im Fall der Fälle mit etwaigen Herausforderungen umgehen, um die Schäden möglichst geringzuhalten? Lassen sich im Voraus Schutzmaßnahmen ergreifen?
5
Risiken kontrollieren
Behalten Sie Ihr Risikomanagement auch während des Veränderungsprozesses bei und gestalten Sie es agil, um – wenn nötig – Anpassungen vorzunehmen.

Schulung & Weiterbildung der Mitarbeiter

Wo neue Technologien Einzug ins Unternehmen halten, brauchen Mitarbeiter meist auch neue Kompetenzen, um ihre Arbeit zu meistern. Zudem hilft ein ausgeprägtes Verständnis ihnen dabei, Veränderungen anzunehmen und sich selbst einzubringen – weshalb die Wissensvermittlung auch ein Teil des Change Managements ist. Dementsprechend sollte die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter in Ihrer Transformationsstrategie einen festen Platz einnehmen – in der Vorbereitungsphase und darüber hinaus.

So kann die Weiterbildung ablaufen:

  1. Wissenserwerb – initiieren Sie Schulungen und Trainings mit Experten.
  2. Lernanwendung – festigen Sie das Erlernte durch praktische Anwendungen.
  3. Kompetenzerweiterung – fördern Sie die digitalen Kompetenzen im Arbeitsalltag.
  4. Expertenschulung – gründen Sie eine eigene Organisation aus Lehrenden.

Auf diese Weise entsteht eine Reihe von Vorteilen:

  • Ihre Mitarbeiter erweitern ihren persönlichen Horizont und ihre Kompetenzen.
  • Sie symbolisieren Wertschätzung, indem Sie in ihre Bildung investieren.
  • Die Investition zahlt sich aus, indem das Know-how die Qualität der Arbeit sichert.
  • Es entsteht eine Expertise, die Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Umsetzung & Überwachung der Digitalstrategie

Die Strategiefindung ist abgeschlossen – nun folgt die Umsetzung. Halten Sie sich hierbei an Ihre eigens erstellte Roadmap und behalten Sie Ihre Ziele, aber auch Ihre Möglichkeiten im Blick. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und lernen Sie aus dem, was Sie tun und erfahren: Überwachen Sie den Prozess, messen Sie den Erfolg und bleiben Sie agil, um Ihr eigenes Vorgehen bei Bedarf zu optimieren und das Beste rauszuholen. Denn letztlich gilt auch bei einem so großen Projekt wie der Unternehmensdigitalisierung: Übung macht den Meister.

Mehr zur Implementierung des Transformationsprozesses

Fazit: Was brauchen Sie auf Ihrem Weg in die Digitalisierung?

Sie sehen: Die Erstellung eines Transformationsplans kann mitunter einen langen Atem erfordern. Aber die Arbeit zahlt sich aus. Denn auf dem Weg in eine digitale Zukunft ist eine gute Strategie mehr als nur die halbe Miete – sie ist die Grundlage dafür, dass die Transformation glückt, und ebnet den Weg für ein zukunftsfähiges Business. Was Sie dafür brauchen:

  • FTTH als zuverlässige Internet-Infrastruktur
  • Motivierte & informierte Mitarbeiter
  • Transparenz, Offenheit & Kommunikation
  • Ideen für innovative Geschäftsmodelle
  • Kenntnis des Markts & der Wettbewerber
  • Analyse des Ist-Zustands & Definition des Soll-Zustands
  • Realistischen Finanzierungsplan & ganzheitliche Roadmap
  • Moderne Technologien & digitale Denkweisen
  • Software-Lösungen, die zu Vorhaben & Unternehmensgröße passen
  • Weiterbildungsmöglichkeiten & externe Expertise
  • Durchdachtes Change- & Risikomanagement
  • Reporting-Maßnahmen & agile Arbeitsweisen 

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