Digitale Transformation: Strategie & Planung
Im Zuge einer erfolgreichen digitalen Transformation durchläuft nach und nach das gesamte Unternehmen einen tiefgreifenden Wandel: Es entstehen neue Workflows und Kommunikationswege, Dienstleistungen, Produkte und Prozesse ändern sich, der Arbeitsalltag und das Geschäftsmodell werden umgestaltet. Damit das gelingt, brauchen Sie einen Fahrplan, der von A bis Z reicht – eine gut durchdachte Transformationsstrategie.
Verständnis der Geschäftssituation
Damit eine Veränderung systematisch angegangen werden kann, braucht es zunächst mal eine sorgfältige Analyse des Ausgangszustands. Denn bevor Sie festlegen, wohin Sie gehen und wie Sie dorthin kommen, müssen Sie wissen, wo genau Sie überhaupt starten. Das gilt übrigens nicht nur für die digitale Transformation, sondern für jedes größere Projekt, das Sie im Unternehmen umsetzen möchten. Noch vor der Zielsetzung erfolgt also eine Situationsanalyse – der erste Schritt bei der Erstellung Ihrer Transformationsstrategie.
Folgende Aspekte sollten Sie bei der Analyse des Ist-Zustands ins Auge fassen:
Dienstleistungen & Produkte:
Wettbewerber & Markt:
Kunden & Vertrieb:
Interne & externe Umwelt:
Chancen & Probleme:
Zielsetzung – Wünsche, Potenziale & Mittel
Sobald Sie sich über den aktuellen Stand Ihres Unternehmens – intern sowie auch gegenüber Kunden und Konkurrenten – im Klaren sind, kann die Planung der bevorstehenden Maßnahmen beginnen. Und mit ihr auch die Entwicklung einer konkreten Unternehmensstrategie. Im zweiten Schritt der Vorbereitungsphase widmen Sie sich deshalb der Zielsetzung.
Legen Sie zunächst fest, welche konkreten Ziele Sie mit der digitalen Transformation Ihres Unternehmens verfolgen möchten. Sprich, von welchen Vorteilen Sie profitieren möchten. Hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten:
Steigerung von Effizienz & Qualität
Intensivierung der Kundenbindung
Verbesserung des Kundenerlebnisses
Erweiterung der angebotenen Dienstleistungen
Aufbau eines Wettbewerbsvorteils
Steigerung der Attraktivität für Mitarbeiter
Vereinfachung der Geschäftsprozesse
Konkrete Teilziele im Transformationsprozess
In der Regel ist es nicht ein einzelnes Ziel, das den Wunsch nach Veränderung auslöst. Auch kann die digitale Modernisierung des Unternehmens selbst das Hauptziel der digitalen Transformation sein. Um im Nachgang den Erfolg zu messen und eine gezielte Strategie zu entwickeln, brauchen Sie dennoch möglichst konkrete Teilziele für Ihren Transformationsprozess. So können Sie bei der Zielsetzung vorgehen:
1. Beziehen Sie Mitarbeiter, Experten und Stakeholder mit ein.
2. Sammeln Sie gemeinsam Ihre Wünsche für das Unternehmen.
3. Decken Sie vorhandene Potenziale auf und setzen Sie Schwerpunkte.
4. Bewerten Sie anhand der zur Verfügung stehenden finanziellen und personellen Mittel, welche Vorhaben Sie in diesem Transformationszyklus realisieren können.
5. Formulieren Sie Ihre Ziele klar und verständlich aus.
Auswahl geeigneter Technologien
Bestandsaufnahme abgeschlossen und Ziele gesteckt? Dann heißt es jetzt: Geeignete Technologien auswählen. Im Wesentlichen setzt sich die digitale Business-Transformation aus vier Schlüsseltechnologien zusammen:
Cloud Computing
Künstliche Intelligenz & maschinelles Lernen
Internet of Things (IoT)
Blockchain-Technologie
Arbeiten Sie sich zunächst mit erfahrenen Experten in die Grundlagen der einzelnen Technologien ein:
Was steckt hinter den einzelnen Technologien und wie arbeiten sie?
Welche Elemente nutzen Sie vielleicht schon in Ihrem Unternehmen?
Wie können die einzelnen Digitalisierungsmaßnahmen Ihr Business voranbringen?
In welchen Bereichen lassen sie sich am cleversten integrieren?
All diese Fragen gilt es im Rahmen der Strategiefindung zu klären. Bauen Sie hierfür am besten auf die Expertise von IT-Fachpersonal – entweder innerhalb der eigenen Reihen oder mithilfe eines externen Spezialisten, den Sie zur Beratung heranziehen.
Im nächsten Schritt evaluieren Sie die Relevanz der einzelnen Technologien und entwickeln digitale Strategien für jede einzelne. So können Sie die technologischen Hilfsmittel optimal auf die Ziele und Prozesse Ihres Einzelfalls abstimmen.
Im letzten Zuge dieser Vorbereitungsphase wählen Sie die finalen Tools, Plattformen und Systeme aus, die zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihrem Vorhaben passen. Achten Sie dabei auf eine möglichst intuitive Benutzeroberfläche – und darauf, dass die Software Ihrer Wahl sich bestmöglich in Ihre bestehenden Strukturen integrieren lässt.
Entwicklung einer klaren Roadmap
Mit der Auswahl der passenden technologischen Lösungen steht das Grundgerüst der Strategie für Ihre digitale Transformation. Nun folgt die konkrete Ausgestaltung: Sie entwickeln eine klare Roadmap.
Was ist eine Roadmap für die digitale Transformation?
Die Roadmap ist Ihr Fahrplan für den Wandel. Sie trägt die wichtigsten Parameter zusammen und dient im weiteren Verlauf als Leitfaden für Ihre Transformation. In Ihrem Roadmap-Konzept visualisieren Sie, wo Sie herkommen, wo Sie hinwollen und wie der Weg ans Ziel gestaltet ist.
Wie genau Ihre Roadmap optisch ausgestaltet ist, obliegt dabei Ihnen selbst. Mögliche Darstellungsformen sind eine Tabelle, ein Koordinatensystem oder ein Kreislauf – aber auch kreativere schematische Darstellungen eignen sich, um den Plan bildlich darzustellen.
Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf haben, dass das Konzept verständlich ist und ohne große Erklärungen nachvollzogen werden kann. Der aktuelle Stand sollte sich möglichst einfach ablesen lassen und die Roadmap sollte trotz klarer Struktur ein gewisses Maß an Agilität und Flexibilität erfüllen, um bei potenziellen Risiken reagieren und die eigenen Erfahrungswerte aus dem Veränderungsprozess einbringen zu können.
Was gehört in eine Roadmap für die Digitalisierung?
In Ihrer strategischen Roadmap sollten alle Erkenntnisse der bisherigen Planungsphase enthalten sein. Hinzu kommen jegliche Informationen, die für die Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie relevant sind. Konkret umfasst eine Roadmap also:
Zusammenfassung des Ist-Zustands
Zusammenfassung des digitalen Ziels
Übersicht der ausgewählten Technologien & Tools
Übersicht der notwendigen Einzelmaßnahmen
Zeitpläne für die einzelnen Digitalisierungsetappen
Ausformulierung & Terminierung von Zwischenzielen
Zuständigkeitsbereiche, Mitwirkende & Verantwortliche
Informationen zu Budget & Ressourcen
Beispielhafte Struktur des Digitalisierungsplans
Um Ihren Fahrplan möglichst präzise untergliedern zu können, bietet es sich an, die digitale Unternehmensstrategie in einzelne Anwendungsbereiche aufzuteilen. Hierbei können Sie sich zum Beispiel an bestehenden Unternehmensstrukturen, Abteilungen oder Elementen der Wertschöpfungskette orientieren – Buchhaltung, Personalwesen, Entwicklung, Produktion, E-Commerce, Kundenservice, IT und Co. Auch übergreifende Aspekte wie Mitarbeiterführung, Unternehmenskultur, Organisation und interne Kommunikation können hierbei Berücksichtigung finden.
Change Management & Risikomanagement
Neben einer klaren Roadmap brauchen Sie für Ihren Weg durch die digitale Transformation außerdem ein gesundes Change Management. Während die Roadmap Inhalt und Ablauf des Digitalisierungsprozesses strukturiert, schafft das Change Management die Voraussetzungen dafür, dass überhaupt eine Veränderung stattfinden und der Plan in die Tat umgesetzt werden kann: ein digitales Mindset.
Wie funktioniert Change Management?
Beim Change Management steht vor allem die zwischenmenschliche Ebene im Fokus. Denn damit die Transformation glückt, müssen Ihre Mitarbeiter sie mittragen und alle an einem Strang ziehen. Der Schlüssel: Integration, Transparenz, Offenheit und Befähigung. Umsetzen lässt sich diese Strategie zum Beispiel mithilfe der fünf Change Phasen nach Jeff Hiatt, auch bekannt als ADKAR-Modell.
Risikomanagement für mehr Sicherheit
Trotz Roadmap und Change Management bleibt die digitale Transformation Ihres Unternehmens ein langwieriger und vor allem individueller Prozess. Äußere Faktoren wie Entwicklungen am Markt oder in der Technologie sowie unvorhersehbare Ereignisse in Politik, Wirtschaft und Umwelt können Einfluss auf Ihr Business und Ihren Plan nehmen.
Mit einem systematischen Risikomanagement schützen Sie sich präventiv – und sorgen für eine höhere Planungssicherheit, Handlungsfähigkeit sowie nicht zuletzt für ein besseres Gefühl bei der gesamten Belegschaft. So gehen Sie dabei vor:
Schulung & Weiterbildung der Mitarbeiter
Wo neue Technologien Einzug ins Unternehmen halten, brauchen Mitarbeiter meist auch neue Kompetenzen, um ihre Arbeit zu meistern. Zudem hilft ein ausgeprägtes Verständnis ihnen dabei, Veränderungen anzunehmen und sich selbst einzubringen – weshalb die Wissensvermittlung auch ein Teil des Change Managements ist. Dementsprechend sollte die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter in Ihrer Transformationsstrategie einen festen Platz einnehmen – in der Vorbereitungsphase und darüber hinaus.
So kann die Weiterbildung ablaufen:
1. Wissenserwerb – initiieren Sie Schulungen und Trainings mit Experten.
2. Lernanwendung – festigen Sie das Erlernte durch praktische Anwendungen.
3. Kompetenzerweiterung – fördern Sie die digitalen Kompetenzen im Arbeitsalltag.
4. Expertenschulung – gründen Sie eine eigene Organisation aus Lehrenden.
Auf diese Weise entsteht eine Reihe von Vorteilen:
Ihre Mitarbeiter erweitern ihren persönlichen Horizont und ihre Kompetenzen.
Sie symbolisieren Wertschätzung, indem Sie in ihre Bildung investieren.
Die Investition zahlt sich aus, indem das Know-how die Qualität der Arbeit sichert.
Es entsteht eine Expertise, die Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
Umsetzung & Überwachung der Digitalstrategie
Die Strategiefindung ist abgeschlossen – nun folgt die Umsetzung. Halten Sie sich hierbei an Ihre eigens erstellte Roadmap und behalten Sie Ihre Ziele, aber auch Ihre Möglichkeiten im Blick. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und lernen Sie aus dem, was Sie tun und erfahren: Überwachen Sie den Prozess, messen Sie den Erfolg und bleiben Sie agil, um Ihr eigenes Vorgehen bei Bedarf zu optimieren und das Beste rauszuholen. Denn letztlich gilt auch bei einem so großen Projekt wie der Unternehmensdigitalisierung: Übung macht den Meister.
Fazit: Was brauchen Sie auf Ihrem Weg in die Digitalisierung?
Sie sehen: Die Erstellung eines Transformationsplans kann mitunter einen langen Atem erfordern. Aber die Arbeit zahlt sich aus. Denn auf dem Weg in eine digitale Zukunft ist eine gute Strategie mehr als nur die halbe Miete – sie ist die Grundlage dafür, dass die Transformation glückt, und ebnet den Weg für ein zukunftsfähiges Business. Was Sie dafür brauchen:
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